Guía para crear, gestionar y compartir documentos en la web

Guía para crear, gestionar y compartir documentos en la web

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Por Juan Diego Polo el 11/02/2011

Como resultado de mi primera colaboración con la revista “Windows Oficial”, aquí os dejo el artículo que ya ha aparecido en Windows Revista Oficial nº43 (febrero 2011), en la guía que se ha regalado conjuntamente llamada “Domina Internet“.

Cada vez es más común realizar copias de seguridad de nuestros documentos usando servicios especializados en la web, como box.net o fiabee.com. Nos permiten, entre otras cosas, tener acceso a nuestros documentos desde cualquier ordenador conectado a Internet, así como nos garantizan de que podremos bajarlos sin problemas en caso de que necesitemos recuperar nuestro disco duro de algún eventual accidente.

Una de las soluciones que más está creciendo en esta categoría es Dropbox, un programa que, además de guardar nuestros archivos en sus servidores (con varios Gigas disponibles en su opción gratuita), nos permite sincronizar el contenido de nuestro ordenador, manteniendo las copias siempre actualizadas.

DropBox

El uso de Dropbox es bastante sencillo. Después de instalarlo tendremos que determinar el directorio de nuestro ordenador que queremos guardar en la web. Todo lo que copiemos, borremos o alteremos en ese directorio será también copiado, borrado o alterado en nuestra cuenta de Internet, de forma casi instantánea y con opción de recuperar versiones previas de cada documento.

Si en algún momento necesitamos compartir un archivo o un directorio completo con otra persona, podemos configurar el sistema para que otro usuario tenga acceso al material. Esta situación es bastante común entre estudiantes y profesionales que necesitan tener permisos de lectura y escritura en los mismos documentos, permitiendo que el contenido se sincronice automáticamente en todos los discos duros cada vez que uno de los usuarios realiza alguna alteración.

Podemos usarlo, por ejemplo, para compartir fotografías con la familia sin necesidad de enviar emails gigantescos, ya que solamente será necesario añadirlas en el directorio compartido de nuestro ordenador y esperar a que Dropbox sincronice este contenido con los ordenadores de los familiares que tienen acceso.

En caso de acceder a un ordenador sin DropBox instalado, podemos entrar dentro de la versión web y encontrar allí todos nuestros documentos, clasificados de la misma forma que en nuestro ordenador y con posibilidad de bajar el material que necesitemos.

Aspecto de la versión web de DropBox

DropBox se encuentra en el límite entre el trabajo en la web y el trabajo en el escritorio, ya que, aunque continuemos usando los programas instalados en nuestro ordenador, los archivos producidos son guardados en la web y compartidos por la red.

Hace pocos meses que DropBox publicó aplicaciones gratuitas para teléfonos Android y iPhone, lo que permite a estos usuarios tener acceso a sus documentos desde cualquier lugar, siempre que exista una conexión a Internet activa. Una consecuencia de esto es el uso que muchos usuarios le están dando: hacer fotografías o grabar vídeos desde el móvil, guardando el material en el directorio compartido por Dropbox y dando acceso de esta forma a otras personas que pueden disfrutar del contenido prácticamente al mismo tiempo que éste ha sido generado.

Aún así no es la solución ideal para equipos de trabajo que necesiten editar un mismo documento de forma simultánea, algo cada vez más común en la vida académica y profesional. Para ello tenemos la posibilidad de usar plataformas de creación y edición de documentos que pueden ejecutarse directamente desde Internet, como Google Docs, Zoho o Windows Live SkyDrive.

Desde que las plataformas de gestión de documentos en la web fueron creadas, nunca han faltado críticas hablando sobre la seguridad de la información. Ese punto siempre debe tenerse en cuenta, ya que los documentos están a una contraseña de distancia, motivo por el cual es siempre recomendable tener ciertos cuidados con nuestras cuentas privadas: crear contraseñas con números, símbolos y letras, modificarla dos o tres veces al año, cerrar nuestra sesión al terminar el trabajo, evitar trabajar con documentos confidenciales en lugares públicos de los cuales no tengamos ninguna referencia, etc.

Cómo empezar con DropBox
- Accedemos a www.dropbox.com/register y creamos una cuenta informando nuestro nombre de usuario y contraseña
- Bajamos e instalamos el programa desde www.dropbox.com, seleccionando nuestro sistema operativo (Windows, Mac o Linux).
- Durante el proceso de instalación especificamos cuál será el directorio que guardará los documentos que deseamos almacenar en la web, compartir y/o sincronizar con otras personas.
- Al terminar la instalación especificamos el nombre de usuario y contraseña de la cuenta creada anteriormente.
- Es recomendable dejar que el programa se ejecute automáticamente al encender el ordenador, garantizando así que siempre tendremos las últimas versiones de nuestros documentos, tanto en el PC como en nuestra cuenta web.

Google Docs

Google Docs es una de las plataformas de creación, edición y distribución de documentos más popular de Internet, integrándose con varias herramientas de Google y permitiendo así una mayor difusión de las funciones disponibles.

Al igual que otras plataformas semejantes, nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo, formularios, dibujos y presentaciones sin necesidad de instalar nada en nuestro ordenador, dejando el material guardado y clasificado en nuestra cuenta online (en este caso en la cuenta que hayamos creado previamente con Google).

El entorno de creación es muy parecido al que usamos en programas de escritorio como Microsoft Office, ofreciendo los recursos necesarios para que sea sencilla la creación y edición de varios tipos de documentos.

Entre otras ventajas podemos destacar el hecho de que todos los documentos creados con esta plataforma son guardados en Internet, sin límite de espacio y con la garantía de que no desaparecerán de la noche a la mañana, ya que las empresas que ofrecen este tipo de servicio tienen varias réplicas de la misma información en diferentes máquinas, sin depender de un único disco duro.

Aunque acostumbrarse a trabajar directamente con documentos en la web puede necesitar bastante tiempo, las ventajas a medio y largo plazo son enormes ya que podremos compartir el material enviando un simple email con la dirección privada del documento, recuperar versiones anteriores o editar un texto entre varias personas al mismo tiempo.

Aspecto del entorno de creación y edición de documentos en Google Docs

Una de las funciones más destacadas, como ya he comentado antes, es la que permite a varios usuarios editar un mismo documento al mismo tiempo. La aplicación ha de ser lo suficientemente inteligente como para detectar posibles conflictos manteniendo un control de versiones que puedan ser recuperadas en cualquier momento.

Esto es especialmente interesante cuando hablamos de hojas de cálculo, donde muchas veces hay varios profesionales incluyendo fórmulas y realizando gráficos estadísticos basados en datos que deben estar centralizados. Podemos tener varias personas trabajando con varios informes de un solo archivo, permitiendo gestionar la información de una manera práctica e inteligente, ya que no circularán versiones desactualizadas en las cajas de correo de los profesionales envueltos en la tarea.

Desde el punto de vista académico resuelve muchos problemas a quienes necesitan realizar algún trabajo en grupo. El resultado de las investigaciones de los miembros del equipo pueden incluirse en un único documento al mismo tiempo que el responsable por coordinar el contenido lo estructura, adapta y modifica como crea conveniente.

En lo que respecta a la creación de presentaciones, Google Docs nos ofrece una herramienta sencilla, donde el resultado dependerá, como suele ser habitual en estos casos, de la creatividad del usuario, más que de los recursos ofrecidos.

Entre las ventajas de crear y compartir una presentación desde Google Docs tenemos el hecho de poder incluir vídeos de Youtube (plataforma que también pertenece a Google) de manera muy sencilla, obteniendo incluso recomendaciones de vídeos realizadas en función del texto que ya hayamos escrito.

Aspecto del editor de Presentaciones en Google Docs

Podemos darle formato al contenido, añadir tablas, incluir imágenes y dibujos, importar archivos de otras plataformas, guardar el resultado en formato PDF, PowerPoint o texto, etc.

Para facilitar el trabajo hace poco han incluido algunas interesantes novedades:

- Arrastrar imágenes desde el escritorio y soltarlas directamente en un documento, función sólo disponible si usamos como navegador Google Chrome, Firefox o Safari.
- Analizar las versiones de los documentos pasando de una revisión a otra para explorarlas en profundidad. Los cambios de cada editor se muestran en el color que tenga asignado.
- Permitir más opciones de importación en las hojas de cálculo. Ahora, podemos elegir dónde queremos que vaya la hoja de cálculo que subamos y obtener una vista previa de ella antes de importarla.
- Poder ver si un colaborador resalta texto en un documento, ideal para trabajos en grupo o presentaciones en tiempo real.
- Usar las herramientas de corrección ortográfica también en las hojas de cálculo.
Etc.

Éste es otro punto que merece destaque: las actualizaciones de una plataforma de edición de documentos en la web son realizadas de forma automática, sin necesidad de instalar nada en nuestro ordenador ni de preocuparnos en si otros usuarios disponen o no de la misma versión que nosotros.

Google Docs es una excelente herramienta para crear y compartir documentos de varios tipos, pero no es la única disponible ni la más completa siendo, eso sí, la preferida por millones de usuarios en todo el mundo al ser gratuita para uso personal.

Cómo empezar con Google Docs

- Accedemos a docs.google.com y nos identificamos con nuestra cuenta de Google. En caso de no tener ninguna cuenta podemos crearla desde en enlace inferior derecho de la misma página, donde tendremos que informar un nombre de usuario, contraseña y localización geográfica.
- Es posible probar Google Docs sin necesidad de registro accediendo a la direcciónhttp://docs.google.com/demo/?hl=es.
- Una vez creada la cuenta accederemos a docs.google.com y comenzaremos a trabajar, creando un documento nuevo con el botón superior derecho, donde podremos seleccionar el tipo de archivo deseado, o importando un documento existente en nuestro ordenador, seleccionando la opción subir.
- Desde la misma página es posible acceder al servicio de email de Google (Gmail) y a otras aplicaciones como Google Calendar, que nos permite tener una agenda en la web donde podremos guardar y compartir nuestros compromisos diarios.

Zoho

En Zoho.com podemos encontrar una impresionante y completísima colección de aplicaciones web creadas para que podemos trabajar con documentos, relacionarnos con clientes, gestionar tareas y equipos de trabajo y muchas otras funciones que podemos usar en diferentes ocasiones.

La plataforma de creación y edición de documentos es bastante semejante a la comentada en Google Docs, con la ventaja de que es posible integrar las dos herramientas para quienes lo necesiten.

El editor de documentos de texto de Zoho permite cargar documentos desde nuestro escritorio, Google Docs o de cualquier lugar de la Web, permitiendo su exportación para que podamos guardarlo también en nuestro disco duro.

Aspecto del editor de textos de Zoho

Zoho Sheet, la herramienta de creación de hojas de cálculo es también extremadamente completa, permitiendo incluso la programación de macros, para usuarios avanzados, o copiar y pegar directamente desde archivos creados en Microsoft Excel .

Zoho Show es la opción que nos dan para crear presentaciones en la web. Incluye temas ya diseñados, imágenes de clipart y formas, así como funciones tales como la de arrastrar y soltar, siendo así de muy fácil uso.

Como podemos ver los tres productos principales son los editores de texto, hojas de cálculo y presentaciones, aunque en el caso de Zoho hay que destacar también la existencia de herramientas para realizar conferencias, presentar proyectos, organizar reuniones, etc.

Zoho incluye integración con las plataformas Office de Microsoft, ofreciendo algunas extensiones para que sea más sencilla la migración de los usuarios o la integración entre sus servicios.

Por supuesto, como la mayoría de las plataformas de edición de documentos en Internet, permite el trabajo en equipo de forma simultánea, con opciones para compartir de forma pública o privada el resultado de nuestro trabajo.

Siendo más completa en la cantidad de herramientas disponible, también es menos adecuada para quien no puede pagar por los recursos utilizados, ya que esta plataforma de documentos sólo permite un Giga de espacio para las cuentas gratuitas.

Cómo empezar con Zoho

- Creamos una cuenta en https://accounts.zoho.com/register informando nuestro nombre de usuario, email y contraseña.
- Esperamos un correo electrónico de confirmación y pulsamos en el enlace que vendrá en él incluido.
- Accedemos a www.zoho.com y nos identificamos con los datos.
- Entramos en el panel de control y seleccionamos el servicio que queremos utilizar, estando todos ellos disponibles en un panel derecho.

Windows Live SkyDrive

Windows Live SkyDrive es la apuesta de Micorosoft por el trabajo en la web, ofreciendo 25 GB de espacio de almacenamiento en línea gratuito para que podamos compartir documentos, fotos y archivos de Microsoft Office protegiéndolos con contraseña para que podamos controlar el acceso al material.

Estando integrada con nuestra red de contactos en Windows Live, nos permite comparte un archivo, toda una carpeta o un álbum de fotos con quien deseemos, enviándoles por correo electrónico vínculos a los documentos y a las fotos que carguemos en SkyDrive

Gestor de documentos Windows Live SkyDrive

Los usuarios que tengan Office 2010 instalado en sus ordenadores podrán, si existe una conexión de Internet activa, usar el sistema para facilitar el trabajo en equipo, ya que podremos ver en cualquier momento si alguna otra persona está alterando el mismo archivo que nosotros.

Esta plataforma es relativamente nueva, comparada con Google Docs o Zoho, y, aunque el espacio gratuito sea suficiente para la mayoría de las necesidades de nuestro día a día, se espera que las funciones específicamente creadas para la colaboración y edición de documentos de forma simultánea aumenten en los próximos meses.

Cómo empezar con Windows Live SkyDrive

- Creamos una cuenta Windows Live en https://signup.live.com , informando los datos solicitados en el formulario. Si ya usamos Hotmail, Messenger o Xbox LIVE no será necesario abrir una nueva cuenta, ya que los datos de acceso son los mismos.
- Accedemos a http://explore.live.com/windows-live-skydrive y nos identificamos usando la cuenta anteriormente mencionada,
- Seleccionamos el tipo de servicio deseado, creando nuevos documentos en el menú o agregando archivos de nuestro ordenador.
-
Estas tres plataformas de gestión de documentos nos permiten tener una idea general de la dirección a la que apuntan las herramientas de este tipo. Aunque existen aplicaciones en la web que nos permiten realizar presentaciones fantásticas, como prezi.com, o crear documentos de forma rápida y sencilla, como posterous.com, son las herramientas que incluyen e integran varias funciones las que están teniendo mayor aceptación entre el público general, tanto en individuos como en empresas.

Comparación entre Zoho, Google Docs y Windows Live SkyDrive

Zoho es una plataforma ideal para el ámbito profesional. Miles de empresas lo usan para integrar sus plataformas de atención al cliente, servicios de email, editores de documentos, sistemas de creación de formularios y demás productos disponibles. Al tener planos gratuitos bastante limitados no es muy adecuado para quien trabaja con muchos documentos sin presupuesto para ampliar los límites y sí para quien prefiere pagar y tener varios productos integrados los unos con los otros.

Google Docs es la solución para los usuarios particulares que trabajan con documentos de todo tipo y no quieren preocuparse por el presupuesto. Aunque incluye productos específicos para empresas, Google Docs dispone de suficientes recursos para la gran mayoría, siendo así una solución para grandes masas.

Windows Live SkyDrive es ideal para quien es usuario habitual de hotmail o messenger y tiene creada una comunidad de contactos con los que suele compartir archivos y documentos frecuentemente. Al estar integrado con la cuenta de Windows Live, usada en dichas aplicaciones de Microsoft, no requiere registros adicionales, comunicándose también con la suite de Microsoft Office 2010.

Conclusión

Se está acabando la era en la que dependíamos de la salud de nuestros discos duros y de los backupsen DVD, el trabajo en la nube nos permite concentrarnos más en el contenido, en las tareas que estamos realizando, dejando los temas técnicos, versiones antiguas y pérdidas irremediables de información como un conjunto de anécdotas del pasado, historias que podremos contar a nuestros nietos