Revisiones_bibliográficas TyO_Web: Introducción a Google Docs Serie Web 2.0

sábado, 8 de octubre de 2011

Introducción a Google Docs Serie Web 2.0

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Artículo nº A134. Vol 11 nº 10, octubre 2011.
Autor: Xabier Andorrá

Introducción a Google Docs

Serie Web 2.0

¿Qué es Google Docs?

Es una “suite ofimática” gratuita accesible a través de Internet para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo.

Una suite ofimática es una recopilación de aplicaciones, las cuales son utilizadas en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, imprimir, etc. documentos y archivos.

En el siguiente enlace de la Wikipedia se puede comparar la cantidad y el tipo de aplicaciones que agrupan las diferentes suites ofimáticas, tanto las de pago como las gratuitas.

¿Para qué sirve?

En el caso que nos ocupa se trata de una agrupación de cinco aplicaciones distintas:

1. Editor de textos.- permite crear y modificar archivos de texto digitales. Se pueden almacenar en distintos formatos. Más información en: Centro de asistencia de Google Docs.

2. Hoja de cálculo.- permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). Se pueden almacenar en distintos formatos. Más información en: Centro de asistencia de Google Docs.

3. Editor de formularios.- permite crear formularios para enviar por correo electrónico y posteriormente recibir las respuestas, que quedan registradas en una hoja de cálculo. Más información en: Centro de asistencia de Google Docs.

4. Presentaciones.- hacer presentaciones de diapositivas. Más información en: Centro de asistencia de Google Docs.

5. Dibujos.- permite crear, compartir y modificar dibujos online fácilmente. Estas son algunas de las cosas que puedes hacer con dibujos en Google Docs:

modificar dibujos online en tiempo real con las personas que quieras e invitar a otros usuarios a ver las modificaciones también en tiempo real,
chatear con los usuarios que estén modificando tu dibujo, desde el editor de dibujos,
publicar dibujos online como imágenes para que cualquier usuario de la web pueda verlos o bien descargarlos en formatos estándar,
insertar texto, formas, flechas, dibujos e imágenes del disco duro o de la web,
dibujar con precisión con ayuda de guías de alineación y funciones de ajuste a cuadrícula y de distribución automática,
insertar dibujos en otros documentos, hojas de cálculo o presentaciones de Google Docs mediante el portapapeles web y, a continuación, efectuar los ajustes necesarios.

Más información en: Centro de asistencia de Google Docs.

6. El “Portapapeles web” no es una aplicación, pero está presente en las cinco anteriores. Sólo copia y pega (podemos cortar pero no queda almacenado en la memoria web), pero al ser una aplicación web tiene dos particularidades que vale la pena enfatizar:

Copiar un elemento en el ordenador que utilizas en el trabajo y pegarlo desde el ordenador de casa tras acceder a tu cuenta de Google.
Acceder a elementos que hayas copiado en otro momento (siempre y cuando hayas accedido a tu cuenta cuando los copiaste).

Más información en: Centro de asistencia de Google Docs.

Qué ventajas tiene sobre las suites tradicionales

Permite asignar tres niveles de acceso (como propietario, como editor y como lector)
Posibilita el trabajo colaborativo en tiempo real. Es decir, que dos o más personas pueden interactuar en un mismo documento, al mismo tiempo
Se puede acceder a los documentos desde cualquier ordenador que esté conectado a Internet, independientemente de su sistema operativo

Cómo sacarle partido

Imprescindible tener una cuenta de correo Google
Tener conexión a Internet
Trabajar en un entorno donde se fomente el trabajo colaborativo
Con herramientas como Google Docs podemos prescindir del uso de los lápices de memoria