Herramientas para trabajar juntos ¡sin estarlo!

Herramientas para trabajar juntos ¡sin estarlo!

Formar parte de un equipo de trabajo que no comparte un espacio físico presenta algunos retos interesantes. A primera vista, podría pensarse que ningún proyecto serio puede realizarse de esta manera, pero al momento de empezar a buscar soluciones creativas aparecen muchas posibilidades muy interesantes. Además, gran parte de ese aprendizaje puede aplicarse después para optimizar el trabajo con personas que sí comparten un espacio físico contigo.

En el transcurso del trabajo en línea, hemos ido experimentando con varias herramientas con el fin de hacer más eficiente y agradable el proceso de trabajo. Hoy queremos platicarles de algunas herramientas para organizar y colaborar en proyectos, y se las iremos presentando en el orden en que fuimos conociéndolas.

Titanpad

Titanpad es uno de los muchos servicios disponibles que utilizan Etherpad, un software muy interesante que compró Google para implementar su tecnología de colaboración en tiempo real en una herramienta que algunos consideran que fracasó por ser excesivamente innovadora: Google Wave (si quieres saber de qué te perdiste da clic aquí, o aquí). Etherpad actualmente está disponible como Open Source.

Gracias a Titanpad pudimos decir adiós a las larguísimas conversaciones de Gmail y hasta la fecha sigue siendo nuestra principal herramienta colaborativa.

Pros:

• La característica principal que te ofrece Titanpad es libertad y simplicidad: al igual que en una hoja de papel, puedes escribir lo que se te antoje y sin tener que seguir un orden en particular.
• Cada “pad” es una especie de pizarrón donde varias personas pueden escribir simultáneamente (o en momentos distintos) y todo sucede verdaderamente en tiempo real (van apareciendo los caracteres a medida que la otra persona escribe).
• Los textos que escribe cada persona aparecen con un color de fondo diferente que los identifica. Esta característica puede deshabilitarse si no la necesitas, pero abre posibilidades de discusión y colaboración de una forma sumamente flexible y práctica.
• Tiene un “timeslider”, en el cual puedes ver un historial de absolutamente todo lo que se ha escrito y borrado en un pad. Aunque tarda un poco en abrir (dependiendo del tamaño del historial), es muy útil en el caso de recuperar alguna idea que eliminaste en el día anterior, la semana pasada o incluso el mes anterior.
• Posee chat y te muestra si hay usuarios conectados en la parte lateral de la página. Cada comentario del chat queda con la hora estampada y toda la conversación se va almacenando en un gran historial, por lo que puedes dejar comentarios aunque las otras personas no estén conectadas y puedes navegar hacia arriba de la conversación tanto como quieras.

Contras:

• Una de las características que más echamos en falta es la posibilidad de adjuntar archivos o incrustar imágenes. Sin embargo, lo complementamos con el maravillosoDropbox.
• No existe opción para aumentar el puntaje o cambiar el color de algún texto, aunque realmente no nos parece que haga falta.

Google Docs

Hace unos meses Google le propinó una actualizada a Google Docs para dotarlo de características de colaboración en tiempo real. Nos entusiasmamos por la noticia y en un día de trabajo lo empezamos a probar, nos llevamos algunas decepciones y descubrimos los casos en que realmente nos podía servir esta herramienta.

Pros:

• Al ser producto de Google lo más probable es que ya tengas una cuenta con ellos, por lo que no es necesario ningún paso previo para empezar a probarlo y compartir tus documentos.
• Al igual que en Titanpad puedes ir viendo lo que la otra persona escribe en tiempo real, aunque si unas horas después quieres averiguar quién escribió alguna parte del texto la única forma de hacerlo es mediante el historial de revisiones (que funciona muy bien, por cierto).
• Google Docs nos parece una excelente herramienta para crear textos de forma colaborativa (fue lo que usamos para redactar este artículo) pero bastante mala para discutir ideas o llevar el seguimiento de un proceso de trabajo que involucre a varias personas.

Contras:

• El sistema de comentarios (discusión) funciona bien para conversaciones breves, pero se hace larguísimo y muy incómodo de manejar si algún punto requiere alguna discusión relativamente extensa.
• Aun despues de deshabilitar completamente las notificaciones de las discusiones, nunca nos dejaron de llegar mails cada vez que participábamos en ellas.
• El chat integrado es temporal, es decir, que no se guarda la conversación para tenerla disponible en otro momento y solo funciona correctamente si están conectados simultáneamente los distintos colaboradores. Tampoco estampa la hora del comentario ni soporta links.

Podio

La primera vez que entras te encontrarás con una interfaz algo similar a facebook, con la barra superior azul y con un stream donde puedes comentar tu estado y enterarte de la actividad reciente de tus colaboradores ¡Incluso tiene un “me gusta” que puedes aplicar a los comentarios de estado!

Pros:

• Posibilidad de adjuntar archivos en cualquier mensaje, tarea o comentario.
• Tiene un buen sistema de tareas que te permite crearlas, asignarle un responsable, poner fecha o incluso hora límite, comentarla y marcarla como completa.
• Puedes crear distintos “espacios”. Cada espacio puede tener colaboradores y aplicaciones distintas, según tus necesidades.
• Existen muchas aplicaciones disponibles y también un creador de ellas (“App Builder”).

Contras:

• Es bastante limitada la diversidad de cosas que puedes hacer con el App Builder, además de que hay muchas aplicaciones con distintos nombres que no tienen diferencia alguna entre sí.
• Debes actualizar la página para ver si tienes notificaciones o utilizar las notificaciones por email.
• No posee chat ni algún sistema para ver si otra persona está conectada.
• En Chile a las horas de alto tráfico funciona bastante lento (esperamos que se optimice pronto).
• Es un servicio bastante joven y no tiene todavía una gran base de usuarios por lo que más adelante podrían empezar a cobrarlo o podría dejar de dar servicio, como ha pasado con otras opciones como Pownce.

Basecamp + Campfire

Basecamp es “el papá” de las herramientas colaborativas y goza de una gran reputación. Fue lanzada en el 2004 por la empresa 37signals y entre sus características principales están las tareas, los documentos editables tipo wiki, además de un calendario y opciones para compartir archivos. Si quieres conocer más sobre los productos de 37signals y la relación que tienen con el surgimiento de Ruby on Rails, asómate acá.

Pros:

• Basecamp tiene un calendario bastante práctico donde puedes agregar eventos y “milestones” (fechas límite).
• Al igual que en podio, cualquier cosa se puede comentar y en este puedes tener un mayor control sobre quiénes deben ser notificados sobre cada comentario o acción.
• Campfire es la aplicación de chat. Tiene un formato muy cómodo (amplio) y te permite hacer drag-and-drop para adjuntar archivos a la conversación. La conversación se guarda aunque cierres el chat y se estampan algunas horas para que tengas referencia de cuándo se hizo un comentario.

Contras:

• Al igual que podio tampoco hay tiempo real ni actualización automática de la página de stream. Claro que en este caso dispones del chat de Campfire, aunque sólo puede usarse en una página aparte, en vez de poderlo integrar a tus otras actividades, como sucede en Google Docs y Titanpad.
• Basecamp, Campfire y los demás productos de 37signals son de pago, a diferencia de todos los demás que aquí mencionamos …aunque si te metes a ver sus planes y precios y te fijas muy bien verás que aparece un pequeñísimo link para abrir una cuenta gratuita, con ciertos límites.
• El stream de actividades de basecamp, aunque se ve muy bonito con títulos de una sola línea y colores para identificar cada tipo de evento, nos pareció mucho menos útil que el de podio pues no te indica qué has leído y qué no, ni te muestra información nueva sobre cada evento, a menos que hagas clic para abrirlo.
• En contraste con lo que el diseño de su sitio web te haría esperar, el diseño de la aplicación nos pareció más bien feo y sin gracia.
• Lo que no nos gustó para nada de Campfire (el chat) fue descubrir que soporta sólo un determinado número de líneas (las que van quedando muy arriba van desapareciendo a medida que se agregan nuevos mensajes). No sabemos si en las versiones de paga no exista esta limitante, pero creemos que si ese es el caso deberían hacerlo explícito.
• Como podrán imaginar, fue más bien decepcionante nuestra experiencia con basecamp y campfire y nos sirvió para convencernos de que Podio era una buena opción para nosotros 

¡Gracias!

Este artículo fue escrito de forma completamente colaborativa entre Rodrigo Mejía @roccons, en México, y Diego Escares @diegoescares, en Chile, con la idea de compartirles nuestras experiencias, satisfacciones y frustraciones en la búsqueda de herramientas para mejorar nuestra forma de trabajo en @habitatweb y @sitioscompactos.

Todo esto se pondrá mucho más interesante si ustedes nos comparten sus propias experiencias y opiniones respecto a estas herramientas u otras de las muchas que no hemos probado.