El auge del archivo digital no derrota al papel
Cuando se camina por el nuevo y moderno repositorio de documentos en Medley, algo se pone en claro: el uso del papel es un hábito difícil de romper.
Abierto hace 16 meses, el repositorio, propiedad de una compañía de Atlanta, cuenta con un equipo de empleados dedicados a digitalizar documentos y guardarlos en archivos computarizados seguros que pueden revisar millones de documentos en segundos. Pero esa parte del negocio ocupa una porción diminuta de las operaciones de Recall en Medley, que se mantiene dominada por el papeleo a la antigua.
El almacén contiene ahora unos 10 millones de documentos y 500 millones de hojas de papel. Estas ocupan 90 filas de estanterías de 30 pies de alto, que ocupan el largo de dos terrenos de football. El almacén compró 193,000 etiquetas para organizar el sistema de archivo en los estantes.
"Todo el mundo quiere impulsar el almacenamiento digital", dijo Rubén García, el principal ejecutivo de Recall en la Florida. "Yo llevo 15 años en este negocio. El papel no se está eliminando".
Los documentos y su digitalización han figurado ampliamente en las noticias en los últimos años. El programa de estímulo del presidente Obama incluyó $30,000 millones para que las consultas médicas digitalizaran sus expedientes. La crisis de las ejecuciones hipotecarias en Estados Unidos hizo una pausa en el 2011 gracias a disputas sobre papeleos cuestionables de los bancos en su campaña por confiscar viviendas, el llamado escándalo de las "firmas robot".
Y, mientras los medioambientalistas promocionan un enfoque "verde" para la documentación corporativa, Apple, Google e innumerables nuevas empresas tecnológicas consideran que hay mucho dinero por hacer en almacenamiento digital fuera de las premisas, la famosa "nube".
El almacén de Recall junto a 115 Avenue está en la encrucijada de esta evolución, pues ofrece un menú completo de opciones digitales: escáner de alta velocidad con "reconocimiento óptico de caracteres", una herramienta de manejo de inventario en Internet para buscar y abrir los archivos computarizados, y servidores computarizados esparcidos por todo el país para protegerlos contra calamidades tales como incendios, huracanes e incluso ataques terroristas.
Antes de entrar al establecimiento, los empleados de Recall tienen que poner la mano en un escáner que los identifica por el patrón de sus venas en la parte superior de sus muñecas. Luego pasan otra habitación de seguridad con paredes de vidrio, donde cuatro empleados sacan archivos de cajas de cartón destartaladas y las escanean una a una para los archivos digitales.
El almacén está preparado para destruir los archivos en papel que sus clientes ya no quieran conservar. Pero deshacerse del papel puede ser difícil.
En el muelle de carga, un cartel rojo que reza DESTROY ("Para destruir") cuelga sobre un montón de unas 100 cajas. Estos documentos serán triturados. Otras 2,000 cajas de cartón se extienden desde cerca del área de desechos hasta el otro extremo del almacén, en pilas de cinco o seis.
"Todo esto llegó el viernes", explicó García en la mañana de un lunes reciente. "Tenemos que archivarlo hoy".
Aporte: Patricia Aguilar
CONTINUA http://www.elnuevoherald.com/2012/05/02/1193809/el-auge-del-archivo-digital-no.html
Cuando se camina por el nuevo y moderno repositorio de documentos en Medley, algo se pone en claro: el uso del papel es un hábito difícil de romper.
Abierto hace 16 meses, el repositorio, propiedad de una compañía de Atlanta, cuenta con un equipo de empleados dedicados a digitalizar documentos y guardarlos en archivos computarizados seguros que pueden revisar millones de documentos en segundos. Pero esa parte del negocio ocupa una porción diminuta de las operaciones de Recall en Medley, que se mantiene dominada por el papeleo a la antigua.
El almacén contiene ahora unos 10 millones de documentos y 500 millones de hojas de papel. Estas ocupan 90 filas de estanterías de 30 pies de alto, que ocupan el largo de dos terrenos de football. El almacén compró 193,000 etiquetas para organizar el sistema de archivo en los estantes.
"Todo el mundo quiere impulsar el almacenamiento digital", dijo Rubén García, el principal ejecutivo de Recall en la Florida. "Yo llevo 15 años en este negocio. El papel no se está eliminando".
Los documentos y su digitalización han figurado ampliamente en las noticias en los últimos años. El programa de estímulo del presidente Obama incluyó $30,000 millones para que las consultas médicas digitalizaran sus expedientes. La crisis de las ejecuciones hipotecarias en Estados Unidos hizo una pausa en el 2011 gracias a disputas sobre papeleos cuestionables de los bancos en su campaña por confiscar viviendas, el llamado escándalo de las "firmas robot".
Y, mientras los medioambientalistas promocionan un enfoque "verde" para la documentación corporativa, Apple, Google e innumerables nuevas empresas tecnológicas consideran que hay mucho dinero por hacer en almacenamiento digital fuera de las premisas, la famosa "nube".
El almacén de Recall junto a 115 Avenue está en la encrucijada de esta evolución, pues ofrece un menú completo de opciones digitales: escáner de alta velocidad con "reconocimiento óptico de caracteres", una herramienta de manejo de inventario en Internet para buscar y abrir los archivos computarizados, y servidores computarizados esparcidos por todo el país para protegerlos contra calamidades tales como incendios, huracanes e incluso ataques terroristas.
Antes de entrar al establecimiento, los empleados de Recall tienen que poner la mano en un escáner que los identifica por el patrón de sus venas en la parte superior de sus muñecas. Luego pasan otra habitación de seguridad con paredes de vidrio, donde cuatro empleados sacan archivos de cajas de cartón destartaladas y las escanean una a una para los archivos digitales.
El almacén está preparado para destruir los archivos en papel que sus clientes ya no quieran conservar. Pero deshacerse del papel puede ser difícil.
En el muelle de carga, un cartel rojo que reza DESTROY ("Para destruir") cuelga sobre un montón de unas 100 cajas. Estos documentos serán triturados. Otras 2,000 cajas de cartón se extienden desde cerca del área de desechos hasta el otro extremo del almacén, en pilas de cinco o seis.
"Todo esto llegó el viernes", explicó García en la mañana de un lunes reciente. "Tenemos que archivarlo hoy".
Aporte: Patricia Aguilar
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