Gestión de documentos: sonrisas y lágrimas

17 enero, 2011

Por Adela Alòs-Moner  en Notas ThinkEPI 2011

EN 2002 escribí el artículo “Intranets: sonrisas y lágrimas”. En aquel momento las intranets se estaban expandiendo en las organizaciones y empezaba a haber un “corpus” de experiencias que permitía hacer una reflexión sobre cómo debía implementarse una intranet para garantizar su éxito.

Han pasado casi diez años y hoy un tema “estrella” es el de la gestión de la documentación en las organizaciones. También en este caso tenemos suficientes experiencias acumuladas para poder realizar unas primeras reflexiones o recomendaciones que faciliten que un proyecto de gestión de documentos pueda obtener los objetivos esperados. Me permito pues la licencia de usar la misma expresión para este artículo “Gestión documental: sonrisas y lágrimas”.

¿Qué preocupa a las organizaciones?
¿Qué sucede hoy en muchas de ellas, en lo que concierne a la información y la documentación?

A las organizaciones les preocupa la pérdida o la dificultad de acceso a documentación crítica e indispensable, por ejemplo, para dar respuesta a una auditoría. También les preocupan las “pérdidas de tiempo” o las horas que dedica el personal a buscar información o a reelaborar documentos que ya existen. Preocupa que, cuando un empleado deja la organización es prácticamente imposible encontrar los documentos en su ordenador, o que si no está por cualquier motivo sea complicado encontrar un anexo importante que ha recibido por correo electrónico.

Al mismo tiempo se empieza a constatar una preocupación creciente por la “legibilidad” y el acceso en un futuro a la documentación. Esta inquietud es resultado, muy a menudo, de alguna penosa experiencia asociada a la dificultad de recuperar un documento de hace apenas 8 ó 10 años o de recuperar un vídeo del que ya no se dispone el equipo de lectura.

La necesidad de gestionar la documentación es un hecho evidente y responde fundamentalmente a dos motivos: por una parte, al crecimiento exponencial de información (un 60% cada año) en múltiples formatos y, por otra, a la multiplicidad y generalización en el uso de los dispositivos de recepción y de generación de documentos, resultado de la expansión e impacto de las tecnologías (internet, ordenadores personales, PDAs, etc.).

Sobre el crecimiento de la información se ha escrito mucho últimamente. El informe Data, data everywhere, de Kenneth Cukier publicado por The economist en febrero de 2010² resume en pocas páginas la situación actual y las perspectivas en el próximo futuro. Usa la expresión “monstruosa cantidad de datos” y cita a Joe Hellerstein, de laUniversidad de California, que habla de “la revolución industrial de los datos”. Constata también, una vez más, que la información que se genera es muy superior a la capacidad de almacenamiento disponible.

Esta realidad global tiene su expresión en las organizaciones que se encuentran cada vez más “perdidas” en la inmensidad de datos y documentos que se acumulan en sus redes locales y ordenadores personales. Necesitan localizar con agilidad y fiabilidad documentos que generan y reciben pero, sobre todo, necesitan dar sentido a la gran cantidad de datos e información que se encuentra en ellos.

Poder acceder a los documentos en el momento en que se necesitan y preservar aquellos a los que deberá ser posible acceder en un futuro son elementos esenciales en el uso y capitalización de la información de una organización.

Para asegurar la eficiencia de las organizaciones y su capacidad innovadora y la plena integración de la información y la documentación en sus procesos de actividad e investigación, es necesario que los documentos y sus contenidos estén:

-Accesibles, dónde, cuándo y por quién sea necesario para la organización.
-Usables, de manera que sean accesibles e interpretables para las personas que deben hacer uso de ellos.
-Integrados, en función de las necesidades y requerimientos de la organización y sus trabajadores.
-Actualizados, según el desarrollo de la organización y su producción documental, para garantizar su permanente vigencia.

¿Qué aspectos debemos contemplar en un proyecto de gestión de documentos?
¿Cuáles son los errores que se producen con más frecuencia?

Podríamos concretarlos en diez aspectos:

1. Implicación de la dirección

Es evidente que a la mayoría de los responsables de las organizaciones les preocupa la situación de la documentación, pero también es cierto que, en muchos casos, consideran –erróneamente- que éste es un tema “informático”; es decir, consideran que la solución pasa por implementar un sistema automatizado.

Que los directivos entiendan que la solución no es informática –o no es únicamente informática- no siempre es fácil pero es imprescindible. En la mayoría de casos cabe una labor de explicación, de guía y asesoramiento que les permita visualizar los beneficios que un proyecto bien diseñado de gestión de la documentación puede aportar a la organización.

Por tanto, el primer aspecto es la implicación de la dirección. Una implicación indispensable en un proyecto de estas características ya que comporta siempre cambios en la cultura de la empresa, en los procedimientos y muy a menudo en la propia estructura organizativa.

Intentar llevar a cabo un proyecto de mejora de la gestión de la documentación sin una implicación clara y directa de la dirección quizá permita pequeños avances, pero pocas veces representará una mejora sensible en la organización.

2. Entender la organización y tener una visión amplia del entorno en la que ésta opera

La documentación es un claro reflejo de la actividad de una organización y, por tanto, para llevar a cabo cualquier proyecto de mejora de gestión de la documentación es forzoso entenderla. Comporta conocer su misión, sus objetivos, sus prioridades, sus procesos clave de negocio, el entorno legal y normativo en el que opera, etc.

Un proyecto de mejora de gestión de la documentación debe abordar en profundidad los flujos de trabajo y los procedimientos y tener en cuenta los roles de las distintas personas implicadas en los mismos.

Pero además de “la propia organización” se hace necesario un conocimiento del entorno, de datos macroeconómicos y microeconómicos, del mercado, de tendencias, de la competencia…

Esta visión más amplia es obligada si se quiere ir más allá de “ordenar” los documentos; la aportación de valor reside en la habilidad de “dar sentido”, por ejemplo, con el uso de taxonomías que integren bajo un único concepto documentos que tratan de procesos de actividad distintos; y, sobre todo, en la capacidad de contribuir al valor de uso a la documentación, de convertir la información en conocimiento que facilite la toma de decisiones.

3. Sumar visiones y conocimientos. Trabajo en equipo

El trabajo aislado no tiene cabida en un proyecto de gestión de la documentación. Depende de cada organización el decidir quién deberá formar parte de un equipo de trabajo.

Los responsables del departamento de gestión de documentos, información o archivo, de calidad, tecnología, organización, recursos humanos o gerencia son los más habituales, y constituyen equipos multidisciplinares con los que es posible obtener mejores resultados en menos tiempo.

Para avanzar es indispensable la implicación de distintos perfiles dentro de la organización: el “solo ante el peligro” se convierte en algo realmente peligroso y, sobre todo, poco eficiente.

4. Asignación de responsabilidades

El hecho de llevar a cabo un trabajo en equipo no comporta que no deba haber asignación de responsabilidades claras. Según la dimensión de la organización éstas deberán situarse a distintos ámbitos: un responsable global de gestión documental y además, por ejemplo, responsables departamentales. Un aspecto fundamental es que cada uno de los trabajadores sea consciente de su responsabilidad con los documentos que genera o recibe.

Un proyecto en el que haya actividades o tareas indefinidas y sin asignación de responsabilidades concretas necesita su reconsideración global.

5. Formación

Un proyecto de gestión de la documentación comporta necesariamente dedicar horas a formar al personal en los nuevos procedimientos y pautas de trabajo y, eventualmente, en las herramientas tecnológicas que se puedan implementar. Es esencial que las personas en la organización entiendan y se sientan “cómodas” en los nuevos procedimientos de trabajo. La formación contribuye en gran medida a superar “resistencias al cambio” que a menudo se producen.

Además de la formación debe asegurarse el soporte y apoyo al personal para solventar dudas o dificultades con las que normalmente se enfrentan las primeras semanas.

Un error que se comete a menudo es, precisamente, el de no haber contemplado el tiempo necesario para formar al personal ni el soporte y apoyo que hay que seguir dando de manera continuada, hasta que los nuevos procedimientos están totalmente interiorizados.

6. Cultura corporativa. Comunicación

Los aspectos relacionados con la cultura corporativa son decisivos. Para que un sistema de gestión documental sea realmente efectivo debe haber una cultura orientada a compartir. Crear y establecer pautas orientadas a romper “silos” y compartimentos estancos. La comunicación tiene aquí un papel relevante ya que debe servir para transmitir una visión global de los beneficios a obtener que vaya más allá del propio ámbito de actuación.

Definir y concretar una política corporativa, y que el personal en su globalidad la asuma, no es un tema baladí.

Los cambios en las organizaciones los realizan las personas. Sin ellas, sin su complicidad ni su implicación, un proyecto de gestión documental posiblemente acabará atascándose. Un aspecto que a menudo no se tiene suficientemente en cuenta es la diversidad de realidades de las personas de la organización en cuanto a sus habilidades y actitudes. Lo que puede haber funcionado en una organización no tiene porqué operar positivamente en otra.

7. Herramientas de gestión

En un sistema de gestión de documentos se utilizan instrumentos como son los cuadros de clasificación, los calendarios de conservación y eliminación, vocabularios de metadatos, etc. Estos instrumentos, usados tradicionalmente para gestionar los documentos en soporte papel, se han ido modificando para adaptarse a la nueva realidad de la documentación electrónica.

Aunque parece evidente que como paso previo a la selección e implementación de cualquier software deberían haberse contemplado todos las facetas conceptuales (desde cuadros de clasificación y mapas documentales a aspectos relacionados con los conocimientos de las personas), a menudo se deciden previamente programas software que después son difícilmente adaptables a la realidad de la organización. Por ejemplo, no se prevén aspectos relacionados con la preservación y migración de documentos o con su adecuación a la normativa, como es el caso de la Ley 11/2007 en la Administración pública.

Seguramente el error más frecuente es implementar un software de gestión documental sin haber realizado una toma de requerimientos funcionales que tengan en cuenta el uso de un cuadro de clasificación, una taxonomía, los modelos de metadatos a aplicar, etc.MoReq2 (Model requirements for the management of electronic records) es una referencia importante ya que establece los requisitos que debe cumplir cualquier programa de gestión de documentos.

Hay que evitar realizar una aplicación mimética de los esquemas “clásicos” ligados a la formación en archivos o en documentación. A menudo lo “mejor” no encaja con la cultura organizativa o con lo que la dirección de la empresa y las personas esperan. Y es, por tanto, necesario cuestionarse lo que pueden ser las bases teóricas aprendidas.

8. Un proyecto global. Pequeños avances

Llevar a cabo un proyecto de gestión de documentos en cualquier organización requiere tiempo. Es por ello que hace falta –una vez diseñado y enmarcado el proyecto global, sus beneficios, resultados, etc.-, ir avanzando por fases sobre todo en aquellos departamentos o áreas con las personas más proactivas, que pueden actuar como elemento de referencia para los demás.

Es importante realizar un planeamiento que permita pequeños avances iniciales, que producen una visión positiva en la organización, porque esto desencadena buenas condiciones y una predisposición para posteriores etapas y avances.

9. Resolver los problemas de hoy. Anticiparse a los de mañana

Un proyecto de gestión de documentos debe, en primer lugar, dar respuesta a los problemas y disfunciones de la organización hoy. Los resultados -los beneficios- deben ser evidentes y deberían poderse cuantificar.

Si hay algo que demandan las organizaciones, y especialmente en momentos de crisis y de dificultades, es la mejora de la eficiencia. Una correcta gestión de la documentación (y por ello, del conocimiento corporativo) es un aspecto clave que puede aportar beneficios a corto plazo. Pero más allá es indispensable pensar en “mañana”, identificando claramente los riesgos del sistema y su sostenibilidad. Especialmente en temas como la preservación, hay que ser extremadamente cauto y riguroso para proponer iniciativas que puedan ser viables en el tiempo.

10. Marco normativo

Sitúo este aspecto en último lugar, aunque no por ello es menos importante. Más allá del marco normativo y legal en el que actúa la organización, para diseñar un sistema de gestión de documentos es indispensable tener presente las normas específicas en gestión documental. Podemos citar la norma UNE-ISO/TR 15489 de gestión de documentos o las normas ISO 30300 e ISO 30301 (ver nota de Carlota Bustelo en este mismo Anuario) en fase de aprobación, que permitirán certificar el sistema de gestión de la documentación de una organización.

Las normas y su correcta aplicación son una base fundamental para la realización de cualquier proyecto y la creciente importancia de la correcta gestión de la documentación para las organizaciones esta comportando la aprobación de sucesivas normas por parte de los organismos responsables.

Cómo citar este artículo:

Alòs-Moner, Adela. “Gestión de documentos: sonrisas y lágrimas”. Anuario ThinkEPI, 2011, v. 5, pp. ¿¿-??.

El ciudadano-bibliotecario

Un foro para la reflexión y el diálogo sobre temas relacionados con las bibliotecas y la lectura, con un espacio para la literatura."La Biblioteca es el hospital del alma" (en "Memorias de Adriano", de Marguerite Yourcenar)

VIERNES 4 DE FEBRERO DE 2011

Cómo defender los derechos de autor en Internet: alternativas

Desde hace unos quince años, conforme ha ido aumentando el ancho de banda, la aparición de Internet ha cambiado paulatinamente el panorama de la industria artística, afectando en un principio a la música, más tarde al cine y a los videojuegos, y más recientemente al mundo del libro. Internet se ha mostrado como una vía paralela a las tradicionales, con un enorme potencial, hasta el punto de distorsionar el mercado, debido a su ilimitada capacidad de difusión.

Internet está obligando a la industria artística a cambiar, está removiendo todos sus cimientos. Por ejemplo, no parece de recibo pedir por la compra de una película on line lo mismo que por la compra del material físico, ya que muchos gastos de intermediación y de producción desaparecen. Por otro lado, la mayoría de los precios de discos musicales o películas, así como de otros materiales, resulta excesivo.

Al mismo tiempo, tampoco parece aceptable un mundo en el que los autores y los intermediarios, que hacen posible que lleguen a nuestro conocimiento las obras de los primeros, no cobren un euro. Los escritores, los cámaras, los actores, los técnicos de sonido, los traductores, etc., etc., no viven del aire. Han de tener su justa remuneración, y así hemos de entenderlo, porque no puede ser de otra manera. No es viable un mundo del arte en el que todo el mundo descargue las obras gratuitamente. Al menos no con escritores, músicos o directores de cine profesionales.

El texto que quiero comentar nos ofrece una visión sobre los polémicos derechos de autor y derechos de copia. Que no son lo mismo. Los primeros se refieren a los aspectos morales del autor (reconocimiento de la autoría, que no se pueda modificar su obra salvo permiso expreso del autor, etc.). Los segundos (también llamados derechos de explotación) se refieren a los aspectos patrimoniales, vinculados directamente con la obra (derechos de reproducción, de comunicación pública, de distribución, de transformación). A éstos hay que añadir los derechos conexos, que remuneran la intervención creativa de actores, organismos de radiodifusión, etc.

Con esta esencial distinción comienza el artículo. A continuación, se habla de las opciones que tienen los autores para defender sus derechos: por un lado la gestión colectiva (a través de la afiliación a una entidad gestora de los derechos de autor); por otro lado la auto-gestión. En ambos casos, se requiere la prueba de autoría, que demuestra que realmente eres el autor de la obra que reclamas como tuya.

Desde su génesis, cualquier obra está sujeta a los derechos de autor. Pero para que esté mejor protegida de un uso ilícito, la mejor prueba de autoría es la inscripción en un registro de propiedad intelectual, que suelen ser dependientes de los gobiernos de cada pais o de sus legislaciones.

Como aparece en el artículo, muchos registros de propiedad intelectual (caso de España) permiten la inscripción en línea, pero tienen limitaciones, por ejemplo la imposibilidad del registro automático de fotos colgadas en portales como Flickr, o de los casos en que no se quieren reservar todos los derechos.

Otra manera de aportar nuestra prueba de autoría es consiguiendo una licencia Creative Commons. Son ampliamente conocidas (aunque sea de vista), por la mayoría de gente que nos movemos por Internet. Se caracterizan por determinar que no todos los derechos están reservados, sino sólo algunos. Hay diferentes licencias que nos permiten acotar que ha de reconocerse la autoría, o que no debe hacerse uso comercial de la obra.

En principio, las licencias CC son ideales para facilitar la difusión libre de la información y de la cultura, especialmente de artículos de blogs, fotografías, etc.

Pero como explican los autores, las licencias CC tienen algunos importantes inconvenientes. Aunque están diseñadas para ser compatibles con los derechos de autor y el copyright, la cesión gratuita de algunos derechos que implican las licencias CC, no tiene cabida en la gestión colectiva.

Por otro lado, los titulares de derechos tienen muy difícil establecer cómo quieren recibir una remuneración económica en función del uso que se haga de sus obras.

Además, las licencias CC confieren derechos perpetuos, mientras no se modifiquen los derechos de autor de una obra determinada. Con lo que si se produce una modificación posterior, será complicado demostrar que una persona ha hecho un uso ilícito de la obra. Como también tendrá difícil esa misma persona demostrar que distribuyó (por poner un ejemplo de uso) la obra antes de la modificación de los derechos de autor.

Como podéis observar, las licencias CC tienen muchos inconvenientes en el ámbito de la inseguridad jurídica del titular de derechos.

Otro medio para registrar los derechos de autor es a través de Safe Creative, que utiliza técnicas de firma digital y está avalado por el Ministerio de Industria (Mityc). Parece ser una buena opción, aunque no exenta de problemas. Ofrece diferentes plantillas para determinar el tipo de licencia que queremos para nuestra obra (incluyendo CC y GNU), incluso permite poner nuestro propio texto o cláusulas adicionales (para lo que realmente tendremos que saber muy bien lo que ponemos).

Ofrece una API para que terceros accedan a los servicios de Safe Creative desde su propia aplicación.

Por último, es incompatible con la gestión colectiva si se elige una licencia CC o GNU. En caso de reservarse todos los derechos, no hay ningún problema con la gestión colectiva.

Además, existen portales especializados como YouLicense (para música) y Getty Images (para imágenes), donde licenciar nuestras obras, establecer una remuneración por su uso e, incluso, recibir ofertas por personas o empresas interesadas. Las licencias obtenidas en estos portales no son incompatibles con la gestión colectiva.

Posteriormente, los autores proponen cuáles deberían ser las líneas maestras de una plataforma de licenciamiento. Resumidamente serían las siguientes:

-Existencia del lenguaje xml firmado digitalmente (que viene a ser la firma digital).

-Que el portal sea también un punto de comercialización. Para asegurar la cobertura de los distintos modelos de negocio, se propone utilizar los derechos definidos en el estándar MPEG-21 Media value chain ontology (MVCO).

-Conveniencia de que los usuarios y compradores potenciales estén registrados en el sistema.

-El sistema debería permitir que el titular de derechos pueda realizar ofertas a conjuntos limitados de usuarios (por ejemplo, ofertas especiales a clientes habituales).

En esta onda, han sido realizados dos prototipos de sistemas de registro y comercialización de contenido realizados por el grupo de investigación DMAG (Distribuited Multimedia Applications Group), del Departamento de Arquitectura Informática de la Universidad Politécnica de Cataluña.

Se trata de Musiteca (para contenidos musicales) y IPOD-DS (que no aparece limitada a un tipo de contenido concreto). Ambas plataformas no son incompatibles con la gestión colectiva, incluso permiten una comunicación con las mismas cuando se comercie con alguna obra que gestionen.

Como veis, los derechos de autor es una materia bien complicada y el texto que hoy he traído aquí nos ilustra sobre su dificultad aún mayor en Internet. Desde luego, esto es sólo un resumen y os invito a consultar el articulo original, que es de gran interés.

Nota1: texto original encontrado en E-LIS: Torres-Padrosa, Víctor ; Delgado-Mercé, Jaime. “Alternativas para la autogestión de los derechos de autor en el mundo digital”. El profesional de la información, Vol. 69, pp. 61-69.

LUNES 24 DE ENERO DE 2011

Externalizando... que es gerundio

El tema económico comienza a ser un poco cansino pero, lamentablemente, no deja de ser el pan nuestro de cada día en los últimos años. También en la administración pública y en los presupuestos bibliotecarios.

Los problemas económicos, como no podía ser de otra manera, son una gran preocupación de los responsables públicos, ya que están limitando las posibilidades de seguir ofreciendo los servicios públicos que hasta ahora se ofrecen.

Tratar de conseguir lo mismo (o más) con menos es el objetivo de los dirigentes. Un objetivo loable que sorprende que sólo se haya planteado ahora que han llegado las vacas flacas. ¿Por qué no se planteó cuando parecían sobrar los recursos?

Aparte de esta pregunta, también hay que plantear si consideramos aceptable el aumento de la eficiencia en la aplicación de los recursos a cualquier precio.

Como ejemplo reciente tenemos la inauguración de la nueva biblioteca pública estatal de Ciudad Real (1), que se ha convertido en una de las más grandes del país. Se trata de una instalación de la que sólo podemos felicitarnos.
Sin embargo, justo el día anterior aparecía en varios medios que el sindicato CSI-F (2) acusaba a la Junta de Castilla-La Mancha de que pretendía realizar la contratación del personal de la nueva biblioteca a través de la Fundación Cultura y Deporte, dependiente de la Consejería de Cultura. De este modo, CSI-F asegura que las contrataciones del personal de la nueva instalación no pasarían por el control de la Consejería de Economía, así como liberalizaría las condiciones de contratación.

Libre de todo rumor parece ser la privatización de la biblioteca José Manuel Lara recién inaugurada en

Alcalá de Guadaira (3). Lo que nos hace ver que estas prácticas de contratación se están generalizando.

Resulta complicado comprender que un servicio público, por tanto financiado con dinero público, sea gestionado por empresas privadas.

Cualquiera de nosotr@s podría pensar que si se ahorra dinero y se sigue ofreciendo el mismo servicio, con la misma calidad, todo está perfecto.

Quizá se ahorre dinero, ignoro realmente en qué medida. Sin embargo, debemos tener en cuenta también las dificultades que puede suponer los cambios de empresa gestionadora del personal en la concesión del servicio bibliotecario.

Tampoco le damos importancia a la degradación de las condiciones laborales. La única manera que se encuentra para reducir los costes es disminuyendo los salarios. No cabe duda de que es la medida más efectiva a corto plazo. Al mismo tiempo que supone un empobrecimiento de la mayor parte de los habitantes.

Parece que ahora el empeoramiento del mercado laboral también tiene que afectar a los trabajadores públicos, presentes y futuros. Hace poco aparecía la noticia de que el sueldo medio de éstos era superior a los trabajadores privados. Ya nadie se acuerda cuando hace sólo cuatro años se decía que los funcionarios eran los "tontos de la feria", mientras se ganaba un dineral en el sector de la construcción.

La cuestión principal es si estamos dispuestos a aceptar unos servicios públicos gestionados por empresas privadas, de manera que se conviertan en un negocio. Lo que nos lleva a cuestionarnos donde está el límite de la privatización (que, a fin de cuentas, es lo que viene a ser la externalización). Nos parece aceptable privatizar las bibliotecas ; y porque no vamos más allá, la educación, la sanidad, la seguridad pública ... ¿hasta dónde llegamos, dónde colocamos la línea roja?

Quizá lleguemos a la conclusión de que da igual lo que pensemos l@sciudadan@s, si luego quienes parten el bacalao son las grandes empresas y las grandes fortunas. El ejemplo de David Cameron, primer ministro del Reino Unido, es sintomático: no es capaz de eliminar los grandes bonus a los banqueros (4) (7000 millones de libras piensan repartirse este año), entre ellos a directivos de bancos como el Royal Bank of Scotland que tuvo que ser rescatado con dinero público, pero si puede despedir a 500000 empleados públicos y realizar importantes recortes en educación y sanidad.

Curiosa vara de medir que también se está aplicando en nuestro país. ¿Realmente creemos que hay líneas rojas en la privatización de los servicios públicos? ¿Qué opináis?

Nota1: noticia aparecida en ABC el 23 de diciembre de 2010.

Nota2: información aparecida en Miciudadreal.es el 21 de diciembre de 2010.

Nota3: noticia aparecida en Sevilla Actualidad el 18 de diciembre de 2010.

Nota4: información aparecida en El País el 10 de enero de 2010.

LUNES 27 DE DICIEMBRE DE 2010

La Agencia Española del ISBN: tratando de descifrar su privatización

El Gobierno de España, al igual que el de otros muchos países, ha iniciado una serie de privatizaciones de entidades del sector público con el objetivo de reducir el volumen del déficit público que está lastrando a nuestro país (y con ello a las empresas españolas) a la hora de conseguir financiación en los mercados internacionales. La privatizaciones parciales de AENA y de Loterias del Estado han sido las grandes protagonistras del nuevo paquete de medidas del Ejecutivo del Presidente Rodríguez Zapatero, por su peso en la economía del país, por su rentabilidad y porque su venta al sector privado puede reportar unos 14000 millones de euros al erario público.

Sin embargo, ha habido un privatización que ha pasado casi desapercibida en los medios de comunicación y, por ende, para la opinión pública, pero que es de crucial importancia en el mundo del libro: la privatización de la Agencia Española del ISBN. Voy a tratar de descifrar qué consecuencias acarrea esta medida.

Tal y como aparece en los medios, la Agencia Española del ISBN se remonta a 1972, cuando su gestión fue concedida por la agencia internacional del ISBN, con sede en Londres. Por aquel entonces, el ISBN (International Standard Book Number) ya era una norma ISO, la ISO 2108 desde 1970. La Agencia Española del ISBN era de carácter público, y el gobierno franquista lo hizo así para poder controlar las publicaciones y ejercer un papel censor.

Una vez pasada la dictadura, y habiendo llegado la democracia a España con la Constitución de 1978, la Agencia Española del ISBN siguió siendo pública, hasta la actualidad, desde luego ya sin ejercer ninguna función censora, sino simplemente la de proporcionar un "DNI" a los libros.

¿Por qué entonces privatizarla? Según la FGEE (Federación de Gremios de Editores Españoles) se trata de normalizar su situación, ya que en los demás países las agencias son gestionadas por las asociaciones de editores y sus catálogos del ISBN tienen un carácter comercial. Este aspecto es cierto. No hay más que ver el Portal de la Agencia internacional de la Agencia del ISSN, que no es de consulta pública. Su base de datos, en principio, sólo puede ser consultada por los profesionales del sector así como por sus clientes (caso de las bibliotecas públicas), y el acceso a la misma es de pago. Por ejemplo, para la consulta desde un único ordenador, con autenticación IP, hay que pagar 830 euros. Y para el acceso Z.39.50 desde un único ordenador, con autenticación IP, hay que ingresar 1040 euros. (La lista de precios la tenéis en este enlace). Lo mismo sucede con el catálogo de publicaciones periódicas Ulrichweb, realizado por Serials Solutions.

Por tanto, las editoriales están reclamando algo que consideran que es suyo, como sucede en el resto de países. Sin embargo, lo que hemos comentado en el anterior párrafo sólo se refiere al acceso a la base de datos (que hasta ahora en nuestro país es gratuito). También hay que tener en cuenta el coste de la obtención de un número ISBN. Hasta el 1 de julio de 2011 seguirá siendo gratuito. A partir de entonces, habrá que pagar por ello. La FGEE afirma que conseguir el ISBN no tendrá un coste significativo, sólo unos tres euros por número. En cualquier caso muy lejos de los 160 euros que pueden llegar a cobrarse por un sólo número de ISBN, o de los 54 euros que se cobran al editor que solicita por primera vez un ISBN.

Ya se sabe que, al igual que en otros servicios como la luz, el transporte público, etc., se comienza con muy buenas intenciones y luego nadie se acuerda de ellas y los precios crecen como levadura. Pero si sólo se tratase de 3 euros, al multiplicarlos por 75000 publicaciones anuales (en otros medios se habla de 95000), tendríamos unos ingresos anuales de 2,25 millones de euros. No sé cuáles serán los costes de seguir realizando el catálogo del ISBN español, pero parece que se trata de una interesante cantidad.

Hay detractores entre los propios editores a esta privatización. Es el caso de Jorge Ruiz, responsable de la editorial Sirius, que considera que cualquier privatización innecesaria le parece una mala noticia. Además de que deja abierto el camino a posteriores cobros, como por consulta o a excesivos costes para la obtención de un ISBN como hemos comentado anteriormente.

Además, el responsable de Sirius señala el posible interés de los gremios editoriales de tratar poner obstáculos a la autoedición con la privatización de la agencia española del ISBN. O quizá de, al menos, lograr unos ingresos por las autoediciones de autores noveles que se realizan a través de Bubok o Lulu. De hecho, los costes de conseguir un número de ISBN para las personas que se autopublican serán algo superiores a los 3 euros ya que según afirma Miguel Jiménez (actual director de la Agencia Española del ISBN) los auto-editores requieren de una mayor atención ya que desconocen inicialmente el funcionamiento del sistema, algo que no ocurre con las editoriales.

No se trata de una arista menor de este problema, ya que el ISBN es elemento indispensable para que una obra pueda ser comercializada en grandes superficies, o disponible en las bibliotecas públicas y, claro está, para que esté presente en la mayor base de datos de libros del mundo, la del ISBN.

Así mismo, ha de tenerse en cuenta una cuestión en absoluto baladí: las distintas versiones de una misma obra requieren de diferentes ISBNs, con lo que se requieren diferentes ISBNs para los formatos de tapa dura, bolsillo, librino (aparecido recientemente), a lo que hay que añadir los diversos formatos electrónicos.

Con todos estos datos, y a falta de seguro otros muchos que desconozco, la privatización de la Agencia Española del ISBN parece una concesión a las editoriales españolas en estos tiempos de crisis. Más aún sabiendo que el Estado ha conseguido con su privatización menos de un millón de euros.

El debate sobre si el peso del sector público ha de ser mayor o menor va a ser eterno, y se agudiza en tiempos de crisis. Mas no deja de ser curioso (quizá sea sólo una casualidad) que el último informe de la prestigiosa Consultora internacional KPMG tenga como portada un lobo. Un lobo que parece seguir el rastro de un alce cansado y herido (el sector público) tras un largo invierno frío, y que sólo espera a que su presa se desgaste un poco más para asestarle un ataque mortal. Porque tratándose de una empresa privada, no resulta extraño que KPMG aconseje que el sector público externalice parte de sus servicios públicos a empresas privadas como la mejor medida para no sólo reducir los gastos, sino también para mejorar la eficiencia.

Como vemos, la privatización de la Agencia Española del ISBN trasciende su propio ámbito y tiene un mayor calado y trascendencia. Sin embargo, sólo sus consecuencias en el sector editorial y del libro ya merecen toda nuestra atención y será muy interesante ver cómo evoluciona el funcionamiento de la Agencia.

Espero vuestras opiniones. Un saludo cordial. ¡Feliz Navidad!

Nota: he utilizado como fuentes de este artículo las noticias aparecidas en Cinco Días (escrita por Julián Díez), en El Mundo (escrita por L.G.), elúltimo informe de KPMG "Situación de país-España "(realizado por Cándido S. Pérez Serrano) y la lista de precios de las suscripciones anualesdel ISSN International Centre.

Community manager ¿Nueva profesión en la web 2.0?

Community manager ¿Nueva profesión en la web 2.0?: "COMMUNITY MANAGER ¿NUEVA PROFESIÓN EN LA WEB 2.0? 2011, COMUNIDAD
Hasta la próxima #cdadsedic
Julián Marquina | 07.02.11 | 15 Comentarios
Hasta aquí ha llegado mi intervención dentro de la Comunidad de Prácticas: Community Manager ¿Nueva profesión en la web 2.0?. Ésta ha sido mi primera experiencia formativa online, desde la perspectiva de tutor, y la verdad es que me llevo un muy buen saber de boca. Este tipo de eventos son muy positivos debido a la formación “a medida” que los alumnos (personas) pueden realizar según sus necesidades y expectativas, además del poder de convocatoria que tienen al ser online y sin fronteras."

100 maneras de utilizar la Web 2.0 en el aula.

lunes 7 de febrero de 2011

100 maneras de utilizar la Web 2.0 en el aula.

http://www.onlineuniversities.com/blog/2010/05/100-inspiring-ways-to-use-social-media-in-the-classroom/

Social media may have started out as a fun way to connect with friends, but it has evolved to become a powerful tool for education and business. Sites such as Facebook and Twitter and tools such as Skype are connecting students to learning opportunities in new and exciting ways. Whether you teach an elementary class, a traditional college class, or at an online university, you will find inspirational ways to incorporate social media in your classroom with this list.
Ideas for K-12 Classrooms
Implement these great ideas in your K-12 classroom to have students learning in a dynamic new way.

1. Make literature real. Have students create a Facebook page for a character from literature you are studying like this class did.
2. Follow famous people. Many famous people are on Twitter. Have students follow someone related to what you are studying, such as following President Obama when looking at government.
3. Twitter treasure hunt. Use GPS treasure hunting to send students in search of educational clues as one teacher did. (Skip to number 22 in the slide show.)
4. Learn probability. This elementary teacher uses Twitter to teach the concept of probability.
5. Study geography. Use a combination of Twitter and Google Earth to help teach geography-based lessons. This teacherused his network of Twitter followers to create an interactive lesson for his young students. Use her idea to spark your creativity for ways to use these two resources.
6. Connect with other classrooms. Collaborate with another classroom, no matter where they are in the world, to expand learning opportunities.
7. Recent public updates. The recent public updates on Twitter shows the most recent posts from all users and is a great tool to use when studying current events.
8. Field trips. Use Skype to bring the field trip into the classroom when it is difficult or impossible for students to go to the source.
9. Conference with parents. Stay connected with parents through social media to communicate their child’s progress.

Ideas for College Classrooms
Integrate these suggestions into college classrooms for engaging learning opportunities.

10. Window to daily life at school. Create a website like the one at University of Chicago Law School. that allows visitors to hear from students and professors about their daily life at law school.
11. Take a challenge. Look for challenges like this one held by Microsoft and Direct Marketing Educational Foundation.
12. Create apps. Follow in the footsteps of this class at Stanford and create your own Facebook apps.
13. Research social media. Social media is a topic itself worth studying. Students are researching and even writingdissertations about social media.
14. Help in developing countries. Create a project like this joint venture with MIT and a Mexican university, ITESM Zacatecas, that created a Twitter network that has saved small farmers in the area.
15. Follow mentors. Follow professors, mentors, or other important people in your field of study to find out about their research and professional activities.
16. Grassroot opportunities. Social media provides opportunities for students to work together on grassroot movements such as the one at the University of British Columbia where students fought to keep the weight room at their aquatic center open.

Ways Students Can Use Social Media 
From practicing a foreign language to finding scientific research, these tips will have students using social media to enhance their education.

17. Find scientific research papers. Check out the Tweprints project that collects abstracts on any scientific paper archived at arXiv.org and mentioned on Twitter.
18. Tweet famous conversations. Have students tweet imagined conversations between famous literary figures such as Romeo and Juliet, Sherlock Holmes and Watson, or Dante and Beatrice.
19. Attend lectures remotely. Have students attend a lecture or presentation at another campus via streaming.
20. Practice a language. If students are learning a foreign language, they can practice with native speakers through groups on Facebook such as this one or by finding native speakers on Twitter or Skype.
21. Watch citizen journalism in action. World events unfold immediately on Twitter, so invite students to follow citizen journalism along with the mainstream news.
22. Track a word or phrase. Track a word or phrase to see how it is being used by others to learn the nuances of language.
23. Learn personal responsibility. Students can learn personal responsibility when they find out about how to use social media sites responsibly.

Ways Instructors Can Use Social Media
No matter what level class you teach, there are ways for you as an instructor to use social media for the classroom, your career, and beyond.

24. Offer a class. Offer a class featuring social media such as this one featuring Twitter.
25. Collaborate with other professionals. Learn from and share with other instructors around the world by sharing ideas, tips, and techniques through Twitter or Facebook.
26. Use Twitter to teach journalism. Have students use Twitter to report news in 140 characters or less to practice communicating important information succinctly.
27. Answer questions. Be available for answering students’ questions via a Facebook page or Twitter feed.
28. Prospective students. Monitor Twitter or Facebook for specific key words to connect with potential students like how one man did at Queen’s School of Business in Ontario.
29. Conferences. Find out what’s going on at professional conferences through Twitter.
30. Have fun at conferences. If you are attending a conference, give BackChatter a try–a game that uses Twitter and makes attendees interactive participants.
31. Teach Twitter. Teach students how to use Twitter by offering assignments such as this one designed by Barbara Nixon of Georgia Southern University.
32. Post notes. Post class notes on Twitter so students who missed a class can find out what they missed and instructors can refer back to any notes they left.
33. Tweet lesson plans. Teachers can tweet their lesson plans, or links to them, to keep students updated and provide inspiration for other educators.
34. Faculty or staff forum. After you’ve gained experience using social media in the classroom, host a presentation for fellow instructors to share what you have learned.
35. Live blog. When you use Twitter to live blog a conference or lecture, you provide a transcript for others of what was discussed and keep awesome notes for yourself.
36. Instant feedback. Have a student tweet about your class to receive instant feedback. This is especially helpful for those teaching a large lecture class.
37. Take attendance. Have students tweet one thing you discussed in class as a great way of taking attendance.
38. Test new technology. Recruit help testing new apps or other technology from social media resources.
39. Recruit guest speakers. Recruit guest speakers for your class from social media contacts such as colleagues or past students.

Communication
Social media outlets like Facebook and Twitter offer a great way to enhance communication among students and teachers.

40. Post homework. Teachers can post homework assignments through Facebook to provide easy access for students and to put the assignment and due date in writing.
41. Classmate connections. No matter the size of your class, having all the students on a social media outlet brings them all together.
42. Provide direct communication with instructors. When teachers and students can easily contact each (as through Facebook or Twitter), they create better working relationships.
43. Send messages and updates. From unexpected absences to reminders of upcoming tests, Facebook and Twitter both offer great ways to stay updated on any occurrences.
44. Brainstorm. One benefit of social media is the ability to write down thoughts any time they occur. Encouraging students to brainstorm on class topics outside class time provides more opportunities for sharing great thoughts.
45. Schedule events. Easily schedule events for the entire class using Facebook or by posting on Twitter.
46. Create groups. You can create groups for entire classes or for smaller subsets such as study groups on Facebook and Twitter.
47. Help shy students. Shy students who may feel uncomfortable approaching their teacher in person can use social media as a way to communicate.
48. Share interesting websites. Both students and instructors can share interesting websites related to class topics via social media.
49. Multimedia. Share multimedia content easily with the entire class on Facebook.
50. Asynchronous class conversation. When something relevant to class happens during a time when class isn’t in session, students can discuss it through social media.

Class Projects
Assign class projects using social media to have students participate in dynamic learning opportunities.

51. Share book reviews. Students can post their book reviews for the instructor to grade and other students to read on a class Facebook page, or try tweeting a 140-character book review on Twitter.
52. Play Knighthood. This Facebook game promotes reading skills and has been used in at least one ESL class.
53. Poll the class. Use polls as an interactive teaching tool in class using thePoll app for Facebook or PollDaddy for Twitter.
54. Create a news feed. Have a journalism class report news via Twitter a feed or the Facebook status update.
55. Follow news stories. Use groups like World News Webcast on Facebook that provide video clips of world news.
56. Do community service. If your class is community-minded, organize a community service class project like this one that helped bring water to 50 remote villages.
57. Create stories. Have students create a story, one by one, using only one Twitter post of 140 characters or less and one student at a time.
58. Post student projects. Set up a Facebook page to showcase student projects as Stanford did.
59. Author visits. Use Skype to set up author visits that allow students to interact with the author.
60. Interviews. Have students conduct interviews with teachers, school staff, or other students and share the interview via a Skype feed to other classrooms.

Promoting Community and Collaboration
Working together and promoting a sense of community makes for a richer learning environment. Find out ways to do just that with social media.

61. Promote community. Students sharing personal information through social media create a sense of community , which leads to more open communication and better learning.
62. Online communities. Social media can connect online communities such as classrooms or teachers’ groups to help create a larger community.
63. Interpersonal understanding. Getting to know small bits of others over time, as happens through social media, provides a greater picture of who those people are and develops a deeper sense of understanding for more openness and sharing in the classroom.
64. Use backchannel. "Backchannel" refers to the conversation occurring secondary to the main lecture or presentation via social media. Use backchannel to enhance both teaching and learning.
65. Blog. Create a community blog and share it on Facebook to tell what your class is learning and doing.
66. Guest lecturers. Have guest lecturers visit the classroom through Skype if they are located too far away to come in person.
67. Collaboration. By definition, social media outlets are designed to promote social interchange, so harness that capability to have students work on activities together through social media.
68. Stay relevant. Schools moving from an old, skill-centered approach to one that embraces connectivity through social media will provide a better learning environment for students.
69. Collaborate with professionals. These 7th graders collaborated with the National Museum in Canada via Skype.
70. Make changes. When a book was not allowed to be taught in one school, students connected with the author of the bookand collaborated on how to approach the school board with their case.
71. Inclusion. Students who may have to be out of the classroom due to special needs or illness can be connected to the class remotely and stay a part of the community.

Social Media Tools for Students
These tools for Twitter and Facebook will provide students even more ways to use social media at school.

72. TweetDeck. Students can use this tool to help organize their Twitter feeds. It also provides an excellent way to tweet from their iPhones.
73. Twhirl. Twhirl is another helpful tool for managing Twitter and includes features such as URL shortening and new message notifications.
74. bit.ly. Posting long links eats up the 140 characters allotted on Twitter, so shorten URLs with this tool.
75. Tweetree. Twitter can get confusing with several conversations going on at once, so use this tool to group conversations together.
76. TwitPic. Share photos on Twitter when you use this popular tool.
77. QuoteURL. If students want to put different tweets all on one page (for summarizing a project, for example), then this is the tool to use.
78. CiteMe. This Facebook app provides properly formatted citations according to APA, Chicago, Harvard, MLA, or Turabian.
79. Notely. Notely users who are on Facebook can organize assignments, classes, notes, and more with this app.
80. CourseFeed. Add this app to Facebook to find online classes or follow your current class.
81. DoResearch4Me. Steer students away from finding information on Wikipedia with this Facebook app that finds information online from other sources.
82. Hey Math! Challenge. This Facebook app provides Flash movies that clearly explain difficult math concepts.
83. CampusBuddy. Find students attending your school with this Facebook app.
84. Flashcards. Use this app to create flashcards on any subject right on Facebook.
85. Class Notes. Take a photo of teacher’s notes or your own notes and post them so others in your class can see.

Preparing for Employment
Whether students are graduating from college and starting a career or finishing high school and looking for work, these tips offer a great way to find employment through social media.

86. LinkedIn. LinkedIn is one of the most popular social media outlets for employment and networking. Even entrepreneur Guy Kawasaki suggests using LinkedIn to let people know you are looking for work.
87. TweetMyJobs. Use TweetMyJobs, a Twitter tool that connects job seekers and employers.
88. twitterjobcast. Another Twitter tool to use for job searches is twitterjobcast where you can search for jobs posted on Twitter by keyword or geographic location.
89. Post your resume. Post your resume on Facebook, LinkedIn, or your personal website.
90. Establish a positive web presence. Follow these five suggestions to create a professional web presence on LinkedIn, Facebook, or any social network.
91. Post about your search. One woman found her job after posting about her search on Twitter. Make sure everyone in your social media network knows you are looking.
92. Use Facebook job search apps. Many of the major online job search sites have apps on Facebook or a Twitter feed, so use them for finding work.
93. Follow @jobhunting. This Twitter feed offers plenty of helpful information for those seeking employment.
94. Understand the importance of social networking. Networking is an incredibly important part of finding a job, especially when you consider that only 5-25% of available jobs are even posted.
95. Include social media on your resume. Make sure your Facebook page is professional or use a LinkedIn page that has no personal information on it and include it in your resume.
96. Research your target company or school. Investigate the companies or schools in which you are interested to learn about their culture, hiring practices, see if you know anyone there, and more.
97. Marketplace. Check out Facebook’s classified section, Marketplace, which has a section where jobs are featured.
98. Find out who to follow on Twitter. Read 50 People on Twitter Job Seekers Should Follow to find a ton of great Twitter job hunting resources.
99. Add Professional Profile. Put the Professional Profile app on your Facebook page and you can consolidate all your professional information.
100. Use Facebook ads. These students used Facebook ads to get the attention of potential employers, so you could too.